Сериите от свързани части(думи, фрази, инструкции и т.н.) да се показват в списък вместо в непрекъснат текст. Това ще улесни търсенето.
Препоръчва се този формат, при който отделните части са на отделни редове
Good
Major USI functional areas include:
Data entry
Data display
Sequence Control
User Guidance
Data Transmission
Data Protection
Когато някоя част от списъка продължава на повече от един ред трябва да се прибегне до нейното маркиране и да е ясно,че става въпрос за една и съща част. Възможно е частите да са отделени една от друга с разстояние или всяка част да е номерирана или маркирана със специален символ(например стрелка). Когато списъкът се състои от дълги и кратки части е необходимо да има някакво разграничение.
Когато частите от списъка ще се номерират се използват арабски вместо римски цифри. Причината за това е , че те са по принцип по- често използваеми и лесни за разпознаване. Предимство при използването им има и когато се използват големи цифри. Естествен е изборът например на 28 пред ХХVІІІ.
Усвоете някои логически принципа за организация на списъци. В случаите когато не могат да се намерят принципи за наредба на отделните части се използва наредбата в азбучен ред. Под внимание се взима и потребителската логика
Когато списъка се извежда в няколко колони трябва да се използва вертикална наредба по колони.
Bad:S.R.Abott C.N. Abernethy C.A.Adams H.L. Ammerman C.J. Arbak A.J. Aretz A.F. Aucella J.A. Ballas M.C. Bardales S.H.Barry
В този смисъл да се използва:
Good:S.R. Abbott B.M. Drake C.N. Abernethy S.M. Dray C.A. Adams M.G. Dumoff H.I. Ammerman R.C. Eakins C.J. Arbak S.L.Ehrenreich
При дълъг списък, който заема повече от един екран се препоръчва йерархична структура, която да осигури логическа връзка между свъраните по-кратки списъци.
Когато се използват някакви съкращения в текста е необходимо и те да се дефинират след първата им поява. Тази практика в действителност е полезна за тези читатели,които четат текста от начало до край и помнят какво са прочели. За потребителите, които забравят и за тези, които четат по-долна част от текста съкращенията могат да им се струват непонятни. Това изисква наличието на един текущ речник със съкращенията, който да се използва при нужда.
В някои случаи се налага важните пасажи да се отделят от останалия текст.Това може да стане с осветяване, оцветяване или с допълнителна анотация.Отделната дума може да бъде подчертана като се напише с главни букви, но ако целия пасаж се напише с главни букви това ще намали четливостта.
Когато един текст е съчетан с графики или други данни се ограничава пространството за текста. В такъв случай текста се извежда в няколко широки реда вместо в една колона от много къси редове. Тогава вместо във вида:
Text is harder
to read when
displayed in
thin columns
than when
displayed in
wide lines
Текста ще се представи така:
Text is easier to read when displayed in wide
lines than when displayed in thin columns
Изключение има при частите на един списък, които се извеждат в колона.
Когато текста е комбиниран с таблици и/или графики, всяка фигура се поставя близо до първото си цитиране в текста. Ако обаче тази фигура се посочва на няколко места в текста е желателна.
За читателите не бива да представлява трудност намирането на цитираната в текста фигура.Ако фигурата се посочва на няколко места в принтираният тескт и особенно когато читателите ще използват отделни части от него се налага всички фигури да се обединят и поставят на
определено място (например на края на всвяка секция).