За търсенето и заместването на специфични думи и изрази в даден документ се използват от менюто Edit командите Find и Replace. И двете водят до отварянето на диалоговият прозорец Find and Replace. Той съдържа три страници и Go To.
В полето Find what на страницата Find се въвежда думата или изразът, който ще се търси в документа.
За да започне търсенето и да продължи, след намиране на първото срещане в текста на търсената дума или израз, се избира бутона Find Next. Бутонът Cancel се използва за прекратяване на търсенето и затваряне на диалоговият прозорец. Бутонът More дава възможност за оказване на допълнителни опции при търсенето.
След като намери всички срещания на търсената дума MS Word издава предупредително съобщение за това.
Страницата Replace дава възможност за едновременно търсене на дадена дума или израз и заместването й с друга. В полето Find what се въвежда думата или изразът, който ще се търси. В полето Replace With се въвежда думата или изразът, с която тя ще се замени.
За да започне търсенето и да продължи, след намиране на първото срещане в текста на търсената дума или израз, се избира бутона За да се замени намерената дума или израз, с друга се използва бутонът . Бутонът Replace All заменя наведнъж всички срещания на търсената дума в текста, с предварително зададената. Бутонът Cancel се използва за прекратяване на търсенето и затваряне на диалоговият прозорец.
Бутонът More дава възможност за задаване на допълнителни опции при търсенето и заместването, като да се проверяват главни и редови букви, да се търси думата като самостоятелна само, а не като част от друга, да се заменя форматиране или някой специални символи.